Dostęp zgodny z rolą w firmie
Osoba przygotowująca faktury, księgowa i pracownik biura mogą potrzebować innego zakresu pracy. Role służą dopasowaniu dostępu do wykonywanych zadań. Przed przyznaniem uprawnień ustal, z jakimi dokumentami dana osoba ma pracować. Takie podejście porządkuje współpracę i ogranicza udostępnianie danych szerzej, niż wynika to z potrzeb obsługi firmy.
Uprawnienia warto sprawdzać także po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Rola w programie i uprawnienie do działania w KSeF nie są tym samym. Oba zakresy wymagają właściwego ustalenia. W biurze rachunkowym dostęp należy odnosić do konkretnych firm klientów, aby podział pracy odpowiadał rzeczywistemu zakresowi odpowiedzialności poszczególnych osób.
Szyfrowanie, archiwum i kopie
Szyfrowanie służy ochronie danych, a archiwum umożliwia powrót do faktur w toku pracy. Kopie mają inną rolę, wspierają zachowanie danych na potrzeby ich odtworzenia. Te elementy należy rozpatrywać łącznie z dostępem użytkowników i zasadami pracy. Żaden pojedynczy mechanizm nie zastępuje odpowiedzialnego korzystania z konta oraz dokumentów firmy.
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, co należy odróżnić od zakresu archiwum programu i pozostałej dokumentacji przedsiębiorstwa. Umowy oraz dowody dotyczące transakcji wymagają osobnej oceny zasad przechowywania. Jeśli potrzebujesz wyjaśnienia warunków ochrony danych przed wyborem abonamentu, napisz na [email protected], wskazując konkretną kwestię istotną dla sposobu pracy Twojej firmy.
Dane i rozliczenie abonamentu
Twoje dane zostają Twoje. Korzystanie z narzędzia do obsługi faktur nie oznacza zgody na dowolne użycie ich treści w innych celach. W szczególności mechanizm porównania ofert finansowania wymaga osobnej decyzji użytkownika. Sam dostęp do dokumentów w archiwum nie powinien być utożsamiany ze zgodą na przekazanie ich partnerom finansującym.
FakturyElektroniczne jest produktem B2B w abonamencie, za który otrzymujesz fakturę VAT. Dokument rozliczający korzystanie z programu należy odróżnić od faktur wystawianych w Twojej działalności. Przed wyborem planu przeczytaj warunki abonamentu i zasady korzystania z danych. Zakres funkcji oraz sposób rozliczenia oceniaj w odniesieniu do potrzeb firmy i jej księgowości.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.