Od danych sprzedaży do gotowej treści
Przygotowanie faktury zaczyna się od informacji o sprzedawcy, nabywcy i przedmiocie sprzedaży. Wpisane dane powinny odpowiadać rzeczywistej transakcji, a opis pozycji jasno wskazywać sprzedaną usługę lub towar. Program porządkuje te informacje w dokumencie, z którym firma i księgowość mogą dalej pracować.
Przed wysyłką warto przeczytać całą fakturę, także wtedy, gdy korzystasz z wcześniej przygotowanego szablonu. Szczególnej uwagi wymagają dane nabywcy, okres rozliczenia i pozycje sprzedaży. Kontrola poprawności wspiera ten etap, ale nie rozstrzyga, jaka treść jest właściwa dla umowy zawartej z kontrahentem.
Kontrola przed przekazaniem do KSeF
Faktura ustrukturyzowana musi odpowiadać wymaganej strukturze danych. W KSeF stosowany jest schemat FA(3), a przyjęty dokument otrzymuje numer KSeF. Przygotowanie faktury w programie i jej przyjęcie przez system to odrębne etapy. Samo wypełnienie pól nie potwierdza skutecznego wystawienia dokumentu w KSeF.
FakturyElektroniczne obejmuje kontrolę poprawności przed wysyłką. Jej rolą jest pomoc w wychwytywaniu problemów przed przekazaniem dokumentu. Nie traktuj jej jako gwarancji prawidłowego rozliczenia podatku. Jeżeli masz wątpliwości dotyczące sprzedaży, wyjaśnij je z księgową przed wysłaniem faktury, zamiast opierać się wyłącznie na wyniku sprawdzenia danych.
Kiedy potrzebny jest szablon, a kiedy korekta
Szablony przydają się, gdy układ sprzedaży powtarza się w kolejnych dokumentach. Faktury cykliczne służą rozliczeniom powracającym w kolejnych okresach. Są to sposoby organizacji wystawiania, które należy dopasować do faktycznych warunków współpracy. Nowa umowa lub zmiana usługi może wymagać zmiany przygotowanej treści.
Jeśli błąd dotyczy wystawionej faktury, właściwą drogą jest korekta zgodna z zasadami dotyczącymi danego przypadku. Nie zastępuj jej nowym szablonem ani zmianą kopii dokumentu. Zachowaj odniesienie do faktury pierwotnej i uzgodnij z księgowością, jakie dane oraz uzasadnienie powinny znaleźć się na korekcie.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.