Program do faktur nie jest do KSeF formalnie wymagany, bo faktury można wystawiać i odbierać w bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. W praktyce program opłaca się, gdy wystawiasz więcej niż kilka faktur w miesiącu, odbierasz faktury kosztowe od wielu dostawców albo wysyłasz dokumenty do księgowej. W FakturyElektroniczne plan Start kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a Biznes 175 zł (349 zł), plus 23% VAT.
Poniżej porównuję oba sposoby pracy uczciwie, także tam, gdzie aplikacja resortu wystarcza. Na końcu znajdziesz prosty test, który mówi, po której stronie jesteś.
Co dokładnie możesz zrobić bez programu
Aplikacja Ministerstwa Finansów pozwala zalogować się do KSeF, wystawić fakturę w formularzu, zobaczyć faktury wystawione na Twój NIP i pobrać je jako plik. Dla firmy, która wystawia kilka dokumentów w miesiącu, jednym odbiorcom i bez skomplikowanej księgowości, to działa. Nie płacisz abonamentu, a dokumenty trafiają do KSeF tak samo jak z każdego innego narzędzia.
Ograniczenia widać dopiero po kilku tygodniach. Aplikacja jest przygotowana jako dostęp do systemu, a nie jako narzędzie do codziennej pracy firmy. Nie zapamięta kontrahentów tak, jak zrobi to program, nie przygotuje szablonów dla stałych zleceń i nie zbuduje zestawienia dla księgowej.
Gdzie program do faktur naprawdę oszczędza czas
Różnica pojawia się przy powtarzalności. Jeśli co miesiąc wystawiasz te same faktury tym samym klientom, program zapamiętuje dane nabywcy, pozycje i stawki. Zamiast wypełniać formularz od zera, otwierasz poprzedni dokument. W FakturyElektroniczne szablony i faktury powtarzalne są w planie Biznes.
Druga różnica to kontrola przed wysyłką. Faktura w KSeF dostaje numer i nie da się jej po prostu usunąć. Błąd w NIP nabywcy albo w kwocie oznacza korektę, a korekta oznacza kolejny dokument i wyjaśnianie z klientem. Program sprawdza NIP i strukturę przed wysłaniem, więc część błędów łapiesz, zanim staną się dokumentem w systemie.
Trzecia różnica to odbiór. Faktury kosztowe od dostawców przychodzą do KSeF i ktoś musi je odebrać, sprawdzić i przekazać dalej. Przy dziesięciu dostawcach da się to ogarnąć ręcznie. Przy trzydziestu pojawiają się faktury, o których dowiadujesz się od księgowej tuż przed rozliczeniem.
Porównanie w tabeli
| Sytuacja | Sama aplikacja resortu | Program do faktur |
|---|---|---|
| Kilka faktur w miesiącu, jeden rodzaj usługi | Wystarcza | Wygoda, nie konieczność |
| Stali klienci i powtarzalne faktury | Każdą wypełniasz od nowa | Szablony i faktury powtarzalne (plan Biznes) |
| Kontrola NIP i struktury przed wysyłką | Ograniczona do komunikatu systemu | Sprawdzenie przed wysłaniem |
| Faktury kosztowe od wielu dostawców | Przeglądasz listę ręcznie | Odbiór w jednym koncie ze statusem |
| Dokumenty dla księgowej | Pobierasz pliki pojedynczo | Eksport za wybrany okres (plan Biznes) |
| Korekty | Nowy dokument od początku | Korekta na podstawie istniejącej faktury (plan Biznes) |
| Archiwum i wyszukiwanie | Lista dokumentów | Wyszukiwanie po numerze KSeF i kontrahencie |
| Koszt | Bez abonamentu | Od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej |
Test na trzy pytania
Odpowiedz sobie szczerze na trzy pytania.
Czy wystawiasz więcej niż kilkanaście faktur w miesiącu? Jeśli tak, czas spędzony na wypełnianiu formularzy zwykle kosztuje więcej niż abonament.
Czy ktoś poza Tobą ma wystawiać albo sprawdzać faktury? Aplikacja resortu jest dostępem na Twój NIP, więc praca w kilka osób wymaga uprawnień i dyscypliny, którą program podpowiada za Ciebie.
Czy księgowa regularnie prosi Cię o dokumenty? Jeśli tak, eksport za okres zamiast pojedynczych plików skraca rozliczenie po obu stronach.
Dwie odpowiedzi "tak" zwykle oznaczają, że program się zwraca. Zero odpowiedzi "tak" oznacza, że aplikacja resortu może wystarczyć, przynajmniej na razie.
Jak wygląda pierwszy miesiąc w jednym i drugim wariancie
W aplikacji resortu pierwszy tydzień schodzi na logowaniu, nadaniu uprawnień i znalezieniu, gdzie co leży. Potem każda faktura to ten sam formularz: dane nabywcy, pozycje, stawka, wysyłka. Przy pięciu dokumentach to kwadrans. Przy pięćdziesięciu robi się z tego stały etat dla kogoś w firmie, kto ma lepsze rzeczy do roboty.
W programie pierwszy dzień idzie na założenie konta i dodanie kontrahentów. Od drugiego tygodnia faktura dla stałego klienta to kilka kliknięć, a koniec miesiąca zamyka jeden eksport dla księgowej zamiast pobierania plików po kolei. Zyskujesz też historię w jednym miejscu: widzisz, co wysłałeś, co przyjęto i co przyszło od dostawców, bez przeglądania list w kilku miejscach.
Jest też kwestia ryzyka. Przy ręcznej pracy pomyłkę zauważasz zwykle po fakcie, kiedy klient odpisze, że NIP się nie zgadza. W programie kontrola działa przed wysłaniem, więc rozmowa o korekcie w ogóle się nie zaczyna. Przy jednej fakturze w miesiącu to drobiazg, przy dziesiątkach wychodzi z tego sporo straconych godzin i kilka niezręcznych maili.
Dla kogo które rozwiązanie
Jednoosobowa firma z kilkoma fakturami w miesiącu zacznie od planu Start albo od aplikacji resortu. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność z regularną sprzedażą, program szybko zacznie się opłacać, bo każda faktura bez poprawek to krótsza rozmowa z klientem o płatności.
Firma ze stałymi zleceniodawcami, na przykład firma transportowa, korzysta najbardziej z szablonów i odbioru faktur od podwykonawców. Gabinet, kancelaria czy agencja z kilkoma umowami miesięcznie będą na granicy: decyduje liczba osób przy fakturach.
Biuro rachunkowe nie rozważa nawet aplikacji resortu jako głównego narzędzia, bo pracuje na wielu firmach naraz. Dla nich jest oferta dla biur rachunkowych.
Jeśli w Twojej firmie faktury kosztowe wymagają zatwierdzenia przez kilka osób, program do wystawiania nie rozwiąże tego sam. Warto wtedy spojrzeć na elektroniczny obieg dokumentów i faktur jako osobne zadanie, bo wystawianie i akceptacja to dwie różne rzeczy.
Ile to kosztuje i co dostajesz
Plan Start to 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej albo 199 zł netto przy miesięcznej. Plan Biznes to 175 zł albo 349 zł netto i dokłada szablony, korekty oraz eksport dla księgowej. Zespół i Biura obejmują więcej osób i firm w jednym koncie. Do cen dolicza się 23% VAT, a za abonament dostajesz fakturę VAT. Pełne zestawienie jest w cenniku, a rachunek krok po kroku w artykule o tym, ile kosztuje program do faktur z KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć program do KSeF?
Nie, formalnie nie musisz. Faktury możesz wystawiać i odbierać w aplikacji udostępnionej przez resort, bez abonamentu. Program jest wygodą, która zaczyna się opłacać przy większej liczbie dokumentów, kilku osobach przy fakturach albo regularnej współpracy z księgową.
Czy bezpłatna aplikacja wystarczy małej firmie?
Przy kilku fakturach w miesiącu i prostej sprzedaży tak. Gdy rośnie liczba dokumentów albo pojawiają się stali klienci, ręczne wypełnianie formularzy i pobieranie plików zaczyna kosztować więcej czasu niż abonament programu.
Czy faktura z programu trafia do KSeF tak samo?
Tak. Dokument z programu trafia do tego samego systemu i dostaje numer KSeF. Różnica leży w tym, jak go przygotowujesz, sprawdzasz i archiwizujesz, a nie w tym, gdzie ostatecznie się znajduje.
Od kiedy program do faktur się opłaca?
Zwykle od kilkunastu faktur w miesiącu albo wtedy, gdy fakturami zajmuje się więcej niż jedna osoba. Najprostszy rachunek to czas: jeśli wypełnianie i poprawianie faktur zajmuje godzinę tygodniowo, abonament za 99 zł netto jest tańszy niż ta godzina.
Chcesz sprawdzić, jak to wygląda w praktyce? Na stronie głównej wypróbujesz kreator faktury na próbce, a konto zakładasz bez karty.