Program do faktur z obsługą KSeF kosztuje zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset złotych netto miesięcznie, zależnie od liczby użytkowników, firm i dokumentów. W FakturyElektroniczne plan Start to 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a plan Biznes 175 zł (349 zł). Do cen dolicza się 23% VAT.
Sama cena abonamentu mówi jednak niewiele. Dwa programy za podobną kwotę mogą się różnić tym, co robią po wysłaniu faktury: czy zachowują wynik, czy pozwalają odebrać dokumenty zakupowe i czy księgowa dostanie je w użytecznej formie. Poniżej rozkładam koszt na części, żebyś porównywał programy po tym, co faktycznie dostaniesz.
Z czego składa się koszt programu do faktur
Za abonament płacisz zwykle za cztery rzeczy: dostęp do wystawiania i odbioru faktur, miejsce w archiwum, liczbę osób, które mogą pracować w koncie, oraz dodatkowe funkcje, takie jak szablony, faktury cykliczne, korekty i eksport do księgowości. Im więcej osób i firm w jednym koncie, tym wyższy plan.
Warto od razu odróżnić abonament od kosztów pobocznych. Czas wdrożenia, szkolenie osoby, która będzie wystawiać faktury, i poprawki po błędnie wprowadzonych danych potrafią kosztować więcej niż różnica między dwoma planami. Dlatego kontrola danych przed wysyłką bywa ważniejsza od pozornie niższej ceny.
Plan Start czy Biznes: ile zapłacisz w praktyce
Przy rozliczeniu rocznym obowiązuje rabat 50 procent względem miesięcznego. Poniższa tabela pokazuje ceny netto, do których doliczasz VAT.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie (za miesiąc) | Kto zwykle go wybiera |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł | jedna firma, jedna osoba wystawia faktury |
| Biznes | 349 zł | 175 zł | firma z zespołem, szablonami i korektami |
| Zespół | 799 zł | 400 zł | grupa firm, SSO, szczegółowe role |
| Biura | 1499 zł | 750 zł | biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów |
Jeżeli sam wystawiasz kilka faktur w miesiącu, plan Start zwykle wystarczy. Gdy wysyłasz podobne faktury co miesiąc albo często poprawiasz dokumenty, plan Biznes szybko odrabia różnicę w oszczędzonym czasie. Jednoosobowa działalność znajdzie więcej szczegółów na stronie programu do fakturowania dla JDG.
Na co zwrócić uwagę poza ceną
Zanim wybierzesz program, zadaj sobie pięć pytań i sprawdź odpowiedzi w opisie planu.
- Czy program obsługuje zarówno wystawianie, jak i odbiór faktur w KSeF?
- Gdzie trafia dokument po wysłaniu i jak długo możesz do niego wrócić?
- Czy limit dokumentów w planie odpowiada Twojej sprzedaży?
- Czy księgowa może dostać eksport, czy dostaje pojedyncze pliki?
- Czy za abonament dostajesz fakturę VAT, którą możesz zaliczyć do kosztów?
Pierwsze dwa pytania odsiewają najwięcej narzędzi. Program, który tylko generuje plik, zostawia Ci resztę pracy: pobieranie, nazywanie, przechowywanie. W archiwum dostępnym po numerze KSeF robisz to raz.
Dlaczego plan darmowy rzadko jest tani
Darmowe narzędzia wystarczają do pojedynczej faktury. Gdy firma wystawia dokumenty co tydzień, zaczynają kosztować czas: ręczne wpisywanie, brak archiwum, brak eksportu, brak wsparcia, gdy coś nie przejdzie walidacji. FakturyElektroniczne nie ma planu darmowego, bo jest produktem dla firm, które wolą zapłacić za przewidywalny obieg dokumentów niż poprawiać błędy po wysyłce.
Przy pierwszej fakturze dla nowego kontrahenta warto też sprawdzić jego dane rejestrowe, na przykład w rejestrach KRS i CEIDG, żeby NIP i nazwa na fakturze zgadzały się z rzeczywistością.
Jak policzyć, czy program się opłaca
Najprostsze podejście to porównanie z czasem. Załóżmy, że ręczne przygotowanie jednej faktury, sprawdzenie danych i zapisanie jej zajmuje kilkanaście minut. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to kilka godzin pracy, którą ktoś w firmie wykonuje zamiast sprzedawać albo obsługiwać klientów. Wstaw do rachunku własną stawkę godzinową i własną liczbę faktur, a nie średnie z internetu.
Do rachunku dodaj koszt błędów. Faktura z nieprawidłowym NIP albo stawką VAT wymaga korekty, a korekta to kolejny dokument i kolejna wiadomość do kontrahenta. Kontrola struktury i danych przed wysyłką zmniejsza liczbę takich poprawek.
Jak sprawdzić program przed płatnością
Na stronie głównej działa kreator faktury, w którym podajesz NIP i kwotę, a program pokazuje wynik kontroli. To pozwala ocenić sposób pracy bez zakładania konta. Konto zakładasz potem bez karty, podając adres poczty i kod z wiadomości, a plan wybierasz po zapoznaniu się z cennikiem.
Jeśli wybierasz narzędzie dla biura rachunkowego, które obsługuje wielu klientów, sprawdź ofertę dla biur rachunkowych. Dla małej firmy bez księgowego na etacie przydatny będzie opis prostego programu do faktur.
Najczęstsze pytania o koszt
Czy cena programu zawiera VAT? Nie. Ceny podajemy netto i doliczamy 23% VAT. Za abonament dostajesz fakturę VAT.
Czy opłaca się płacić rocznie? Rozliczenie roczne daje rabat 50 procent względem miesięcznego, więc przy stałym korzystaniu z programu to tańsza opcja.