Program do faktur służy do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur, w tym w KSeF. Program księgowy prowadzi księgi, rozlicza VAT i podatek dochodowy, a często także kadry. Jeśli rozliczenia robi biuro rachunkowe albo księgowa na zewnątrz, zwykle wystarczy Ci sam program do faktur, który przekazuje dokumenty dalej. Własny program księgowy ma sens, gdy sam prowadzisz księgi. W FakturyElektroniczne plan Start kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a Biznes 175 zł (349 zł), plus 23% VAT.
Poniżej rozkładam różnicę na części, żebyś nie płacił za funkcje, których nie użyjesz, i nie zostawał bez narzędzia, którego potrzebujesz.
Czym różnią się te dwa programy
Program do faktur odpowiada na pytanie, co wystawiłem i co dostałem. Zapisuje dane kontrahentów, buduje dokument, wysyła go do KSeF, pobiera faktury kosztowe i trzyma je w archiwum. Nie interesuje go, jak dokument zostanie zaksięgowany.
Program księgowy odpowiada na pytanie, ile płacę podatku. Przyjmuje faktury jako dane wejściowe, dekretuje je, prowadzi ewidencję VAT, liczy zaliczki i generuje deklaracje. Wymaga znajomości przepisów albo osoby, która je zna. Wiele pakietów łączy obie rzeczy w jednym abonamencie, dlatego łatwo je pomylić.
Kiedy wystarczy sam program do faktur
Najczęściej wtedy, gdy księgowość jest po stronie biura rachunkowego. Ono ma własny system i zależy mu głównie na tym, żeby dokumenty były kompletne, czytelne i na czas. Dla Ciebie liczy się wygodne wystawianie, odbiór faktur kosztowych i eksport zestawienia dla księgowej, zamiast wysyłania załączników e-mailem.
Taki układ dobrze działa w jednoosobowej firmie z biurem na zewnątrz, w gabinecie, warsztacie czy małej firmie usługowej. Płacisz za abonament programu do faktur i za usługę księgową, a nie za pakiet, w którym połowa funkcji nigdy się nie otworzy.
Kiedy potrzebny jest program księgowy
Gdy sam prowadzisz księgi, na przykład na ryczałcie albo w prostej księdze przychodów i rozchodów, i chcesz mieć deklaracje w jednym miejscu. Wtedy program do samego fakturowania nie wystarczy, bo nie przygotuje zaliczki ani JPK.
Trzeba jednak uczciwie powiedzieć, że wymaga to czasu i wiedzy. Błąd w ewidencji to Twój błąd w urzędzie, a nie księgowej. Wiele osób zaczyna samodzielnie, a po roku wraca do biura, bo rachunek za stracony czas jest wyższy niż honorarium.
Porównanie w tabeli
| Sytuacja | Sam program do faktur | Program księgowy |
|---|---|---|
| Księgowość prowadzi biuro rachunkowe | Wystarcza, przekazujesz eksport | Zwykle zbędny, płacisz podwójnie |
| Sam prowadzisz księgi i deklaracje | Za mało | Potrzebny |
| Dużo faktur kosztowych od dostawców | Odbiór i archiwum w jednym koncie | Pomaga przy dekretacji |
| Kilka firm albo klientów w jednym koncie | Plany Zespół i Biura | Zależy od pakietu |
| Priorytet to szybkie wystawianie w KSeF | Tak | Funkcja dodatkowa |
Ile to kosztuje w praktyce
Samo fakturowanie w FakturyElektroniczne to 99 zł netto miesięcznie w planie Start przy rozliczeniu rocznym, a 199 zł netto przy miesięcznym. Plan Biznes z szablonami, korektami i eksportem dla księgowej to 175 zł netto przy rocznym i 349 zł netto przy miesięcznym. Do cen dolicza się 23% VAT, a za abonament dostajesz fakturę VAT.
Do tego dochodzi koszt księgowości, jeśli jest zewnętrzna. Przy porównaniu z pakietem łączonym sprawdź, ile płacisz za część, z której realnie korzystasz. Pakiet z księgowością samoobsługową bywa tańszy w abonamencie, ale nie zawiera godzin pracy osoby, która odpowie na pytanie o rozliczenie.
Jak to się układa z biurem rachunkowym
Biuro oczekuje kompletu dokumentów w ustalonym terminie, w formie, którą może wczytać. Program do faktur ułatwia to na dwa sposoby. Wszystkie faktury wystawione i odebrane w KSeF leżą w jednym archiwum z wyszukiwaniem po numerze i kontrahencie. Wykonujesz eksport dokumentów dla księgowej w planie Biznes, więc nie przesyłasz ich ręcznie.
Warto zapytać księgową, w jakim formacie wygodnie jej odbierać dane. Jeśli pracuje na własnym systemie, dobrze ustalić to przed zakupem, a nie po pierwszym miesiącu.
Najczęstsze błędy przy wyborze
Pierwszy to kupowanie pakietu z księgowością, gdy rozliczenia i tak robi biuro. Płacisz wtedy za moduł, którego nie otworzysz, a księgowa i tak pracuje we własnym systemie. Drugi to odwrotna sytuacja, czyli próba prowadzenia ksiąg w narzędziu do samego wystawiania faktur. Zauważasz to przy pierwszej deklaracji, kiedy nie ma skąd jej wziąć.
Trzeci błąd to ocena po cenie abonamentu bez liczenia czasu. Jeśli co miesiąc spędzasz godzinę na wysyłaniu faktur księgowej i szukaniu brakujących dokumentów, ta godzina kosztuje więcej niż różnica między planami. Czwarty to zakup bez rozmowy z księgową. Ona wie, w jakim układzie pracuje najszybciej, a zmiana narzędzia w połowie roku oznacza porządkowanie archiwum od nowa.
Jak przejść z jednego rozwiązania na drugie
Zmiana nie wymaga przenoszenia całej historii. Faktury już wystawione w KSeF zostają w systemie rządowym i możesz je odczytać z poziomu nowego programu po zalogowaniu się do konta. Dane kontrahentów dopisujesz przy pierwszych fakturach albo wprowadzasz z poprzedniego zestawienia.
Praktyczna zasada brzmi tak: zacznij od pierwszego dnia nowego miesiąca, żeby nie mieszać numeracji i okresów rozliczeniowych. Przez pierwszy miesiąc sprawdzaj z księgową, czy wszystko dociera w oczekiwanej formie. Dopiero potem wyłączaj poprzednie narzędzie.
Pytania do zadania przed zakupem
Zanim zapłacisz za pierwszy miesiąc, sprawdź kilka rzeczy i nie zadowalaj się ogólną odpowiedzią. Czy faktury kosztowe od dostawców trafiają do konta same, czy musisz je pobierać ręcznie? Czy można wyszukać dokument po numerze KSeF, kontrahencie i dacie? Czy dostajesz eksport w formie, którą księgowa otworzy bez przepisywania? Czy plan pozwala dodać drugą osobę, na przykład recepcjonistkę albo wspólnika, bez zakładania osobnego konta?
Zapytaj także o to, co dzieje się z korektą. W KSeF wystawiona faktura dostaje numer, a poprawka to kolejny dokument. Dobry program prowadzi przez korektę, zamiast kazać wypełniać wszystko od początku. Na koniec zapytaj o okres próbny i o to, czy do jego rozpoczęcia potrzebna jest karta. W FakturyElektroniczne konto zakładasz bez karty i potwierdzasz kodem z wiadomości.
Prosty test
Odpowiedz sobie na trzy pytania. Czy ktoś inny prowadzi Twoje księgi? Czy wystawiasz więcej niż kilka faktur w miesiącu? Czy odbierasz faktury kosztowe od wielu dostawców? Jeśli odpowiedź na pierwsze to tak, a na pozostałe też, wybierz program do faktur z dobrym archiwum i eksportem. Jeśli sam rozliczasz podatki, potrzebujesz programu księgowego, a fakturowanie może być jego częścią.
Jeśli zatrudniasz pierwszą osobę, księgowa zajmie się kadrami i płacami, a badania wstępne dla nowego pracownika zamówisz osobno, bez chodzenia po przychodniach.
Co wybrać, żeby nie przepłacić
Zacznij od tego, kto prowadzi księgi. Jeśli biuro, wybierz program do faktur, który ma archiwum, odbiór faktur kosztowych i eksport. Jeśli Ty, wybierz pakiet z księgowością i sprawdź, czy wystawianie w KSeF jest jego pełną częścią, a nie dodatkiem. W obu przypadkach sprawdź, czy narzędzie kontroluje NIP i strukturę dokumentu przed wysyłką, bo po nadaniu numeru KSeF faktury nie usuniesz, a poprawisz ją tylko korektą.
Szczegóły zakresu znajdziesz w opisie programu do fakturowania, ceny w cenniku, a dla firm pracujących z biurem rachunkowym w sekcji dla biur rachunkowych. Jeśli prowadzisz mały zakład, zobacz też program do faktur dla warsztatu samochodowego.