Postać dokumentu ma znaczenie
Określenie elektroniczna faktura jest szersze niż faktura ustrukturyzowana w KSeF. Czytelny podgląd pomaga zapoznać się z treścią, ale sam obraz nie oznacza zgodności z wymaganiami systemu. W KSeF znaczenie ma zapis danych według schematu FA(3), obejmujący informacje wymagane dla danej transakcji i rodzaju dokumentu.
Przyjęta faktura otrzymuje numer KSeF, odrębny od numeru nadanego przez sprzedawcę. Dlatego nie utożsamiaj pliku wysłanego kontrahentowi z potwierdzeniem przyjęcia dokumentu przez system. W firmowym obiegu warto jasno rozróżniać dokument przygotowany, wysłany oraz przyjęty. Każdy z tych etapów ma inne znaczenie dla osoby obsługującej rozliczenie.
Wystawianie i odbiór w codziennej działalności
Przejście na elektroniczne faktury dotyczy nie tylko sprzedaży. Firma odbiera także dokumenty związane z zakupami i przekazuje je do księgowości. FakturyElektroniczne obejmuje wystawianie oraz odbiór faktur w KSeF. Dzięki temu można oprzeć pracę na spójnym obiegu dokumentów, zamiast osobno oceniać sam etap przygotowania faktury.
Podział obowiązków powinien odpowiadać temu, kto zna szczegóły transakcji i kto odpowiada za rozliczenia. Osoba przygotowująca dokument sprawdza jego treść, a księgowość ocenia skutki podatkowe. Role zespołu pomagają odzwierciedlić zakres pracy w dostępie do programu. Nie zastępują jednak uzgodnienia zasad odpowiedzialności między firmą i księgową.
Powrót do dokumentu po jego wystawieniu
Elektroniczna postać faktury nie kończy potrzeby jej przechowywania. Dokument może być potrzebny przy korekcie, wyjaśnianiu rozliczenia lub porównaniu z warunkami umowy. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. Archiwum w programie wspiera codzienny dostęp firmy do dokumentów i ich wykorzystanie w bieżącym obiegu.
Zachowaj rozróżnienie między samą fakturą a pozostałą dokumentacją transakcji. Dowód wykonania usługi czy umowa mogą podlegać innym zasadom przechowywania. FakturyElektroniczne opisuje obieg faktur, a nie pełne archiwum wszystkich materiałów firmy. Potrzeby dotyczące dokumentów towarzyszących ustal z księgowością, uwzględniając rzeczywisty charakter działalności i sposób rozliczania sprzedaży.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.