Struktura danych zamiast samego obrazu faktury
Elektroniczny dokument może mieć różną postać, dlatego warto rozróżnić podgląd faktury od jej danych ustrukturyzowanych. KSeF posługuje się określonym schematem FA(3). Czytelny widok pomaga człowiekowi zapoznać się z treścią, ale nie zastępuje wymaganej struktury. To istotne przy wyborze narzędzia do rzeczywistej obsługi obowiązków firmy.
FakturyElektroniczne łączy przygotowanie dokumentu z kontrolą przed wysyłką. Firma nie powinna jednak utożsamiać wyniku kontroli z oceną zasadności podatku. Odpowiedzialność za opis transakcji, dane stron i prawidłowe rozliczenie pozostaje po stronie wystawcy. System wspiera zapis i obieg danych, na których później pracują uprawnione osoby.
Wspólny obieg sprzedaży i odbioru
Firma pracuje zarówno z wystawionymi fakturami, jak i z dokumentami otrzymanymi od kontrahentów. Elektroniczny system faktur powinien odpowiadać obu tym potrzebom. W FakturyElektroniczne wystawianie, odbiór i archiwum tworzą wspólny zakres obsługi. Ułatwia to ocenę całego obiegu zamiast skupiania się wyłącznie na sprzedaży.
Przy organizacji pracy określ, kto zajmuje się dokumentami przychodzącymi i kto przygotowuje materiały dla księgowości. Dostęp zespołu z rolami służy podziałowi pracy, a eksport przekazaniu danych do rozliczenia. Nie oznacza to prowadzenia pełnej księgowości w programie. Zakres odpowiedzialności za rozliczenia uzgodnij z osobą, która je wykonuje.
Archiwum przydatne po zakończeniu wystawiania
Dostęp do wcześniejszych faktur jest potrzebny przy wyjaśnianiu sprzedaży, przygotowywaniu korekty i współpracy z księgową. Archiwum jest więc elementem codziennego obiegu, a nie wyłącznie miejscem pozostawienia dokumentu po wysyłce. Przy ocenie systemu sprawdź, jaką rolę ma pełnić w pracy firmy i kto powinien z niego korzystać.
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. Archiwum produktu i obowiązki dotyczące pozostałej dokumentacji wymagają odrębnego rozróżnienia. Umowy, dowody wykonania usługi czy inne materiały rozliczeniowe nie stają się fakturami KSeF tylko dlatego, że dotyczą tej samej sprzedaży. Ustal z księgowością, jak zachowujesz potrzebny kontekst poza samym dokumentem faktury.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.