Połączenie ma służyć rzeczywistej pracy
Integrację warto oceniać przez zadania użytkownika, a nie samą obecność technicznego połączenia. Firma potrzebuje przygotować dane sprzedaży, sprawdzić je i obsłużyć dokument w KSeF. Potrzebuje również odbierać faktury i wracać do nich później. Te czynności tworzą podstawę obiegu, do którego dopasowuje się pozostałą pracę.
FakturyElektroniczne łączy wystawianie, odbiór i archiwum z kontrolą poprawności przed wysyłką. Nie oznacza to przeniesienia odpowiedzialności za treść na system. Dane transakcji muszą odpowiadać rzeczywistości, a zasady rozliczenia powinny zostać ustalone przez firmę i księgowość. Samo przekazanie dokumentu nie jest oceną podatkową jego treści.
Struktura i uprawnienia to odrębne kwestie
Faktura ustrukturyzowana korzysta ze schematu FA(3). Poprawne przygotowanie jej danych jest inną kwestią niż uprawnienie do wykonywania czynności w KSeF. Przed pracą z dokumentami firma powinna ustalić, kto może działać w jej imieniu i jaki zakres dostępu jest właściwy. Rola w programie nie zastępuje wymaganych uprawnień KSeF.
Po przyjęciu dokument otrzymuje numer KSeF. Przygotowanie danych, ich wysyłka i przyjęcie nie są tym samym etapem. Pamiętaj o tym także podczas oglądania kreatora na stronie głównej. Kreator pokazuje dokument na próbce, nie potwierdza jego wysyłki ani nie nadaje próbce statusu rzeczywistej faktury przyjętej przez KSeF.
Integracja KSeF a pozostałe systemy firmy
Połączenie z KSeF nie oznacza jednocześnie połączenia z każdym programem księgowym, systemem ERP czy sklepem internetowym. Każdy taki zakres wymaga osobnego określenia danych i odpowiedzialności. Na stronie integracji opisane są kategorie potrzeb, a nie deklaracja dostępności wszystkich możliwych połączeń. Konkretny przypadek należy sprawdzić przed podjęciem decyzji.
Do współpracy z księgowością służy także eksport dokumentów. Nie należy utożsamiać go z bezpośrednim połączeniem z dowolnym narzędziem księgowej. Uzgodnij sposób przekazania materiałów i sprawdź, czy odpowiada procesowi rozliczeń. Dostawcy zainteresowani opisaniem integracji mogą pisać na [email protected], przedstawiając kategorię rozwiązania oraz proponowany zakres wymiany danych dotyczących faktur.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.