Program jako miejsce codziennej pracy
KSeF określa sposób obsługi faktur ustrukturyzowanych, ale firma nadal potrzebuje własnego porządku pracy. Ktoś przygotowuje dokument, ktoś sprawdza dane sprzedaży, a księgowość potrzebuje materiału do rozliczenia. Wybór programu powinien odpowiadać tym zadaniom, zamiast ograniczać się do samej możliwości przekazania danych do systemu.
FakturyElektroniczne skupia wystawianie, odbiór i archiwum faktur. Dla zespołu znaczenie mają role, a przy współpracy z księgową eksport dokumentów. Zakres tych funkcji porównaj w cenniku przed wyborem abonamentu. Nie zakładaj, że nazwa planu sama wyjaśnia, jak podzielisz obowiązki pomiędzy pracowników i zewnętrzną księgowość.
Co sprawdzić przed wysyłką faktury
Dokument w KSeF opiera się na schemacie FA(3). Program powinien pomagać przygotować dane w tej strukturze, a użytkownik powinien zadbać o ich zgodność z transakcją. Poprawny zapis nie zastępuje poprawnego opisu sprzedaży. Dane nabywcy, przedmiot transakcji i zasady rozliczenia wymagają uwagi także przy kolejnej podobnej fakturze.
Kontrola poprawności przed wysyłką jest częścią FakturyElektroniczne. Pomaga wychwycić problemy z przygotowaniem dokumentu, lecz nie stanowi interpretacji podatkowej. Po przyjęciu faktura otrzymuje numer KSeF. Rozróżnienie między przygotowaniem treści a przyjęciem dokumentu jest ważne również przy ocenie kreatora na stronie głównej, który prezentuje wyłącznie pracę na próbce.
Jak porównać program z innymi kategoriami
Aplikacja rządowa, program ogólny i system ERP odpowiadają różnym zakresom potrzeb. Porównuj je według zadań firmy, dostępnego obiegu faktur i warunków korzystania. Nie przypisuj całej kategorii jednej listy możliwości. Konkretne rozwiązanie może różnić się od innych narzędzi należących do tej samej grupy.
Jeśli potrzebujesz obsługi faktur i współpracy z księgowością, sprawdź właśnie te elementy. Gdy prowadzisz biuro rachunkowe, istotny staje się panel zbiorczy klientów w planie Biura. Jeśli potrzebujesz rozbudowanych procesów poza fakturami, oceń je osobno. Sama obecność obsługi KSeF nie oznacza, że program obejmuje każdy obszar działalności przedsiębiorstwa.
Dokumenty dostępne dla firmy i księgowości
Wystawianie to część codziennej pracy z fakturami. Równie ważne są odbiór dokumentów, odnalezienie ich w archiwum i przekazanie do księgowości. FakturyElektroniczne łączy te czynności w obrębie obiegu faktur. Dzięki temu wybór programu możesz oprzeć na całym procesie, od przygotowania danych sprzedaży po późniejszy powrót do dokumentu, zamiast oceniać wyłącznie wygląd formularza.
Zespół z rolami pozwala określić zakres pracy osób uczestniczących w tym procesie. Eksport do księgowości służy przekazaniu dokumentów do dalszego rozliczenia, a korekty pozwalają poprawiać wystawione faktury zgodnie z właściwymi zasadami. Kontrola poprawności przed wysyłką pomaga wychwycić problemy z danymi, lecz nie zastępuje oceny podatkowej. Ustal z księgową, jakie dokumenty przekazujesz, kto odpowiada za ich treść i jak postępujecie po wykryciu błędu.
Sprawdź sposób pracy i załóż konto
Na stronie głównej działa kreator faktury na próbce. Możesz zobaczyć przygotowanie dokumentu i kontrolę jego danych przed założeniem konta. Wynik pokazuje sposób pracy z fakturą, ale nie oznacza wysłania jej do KSeF. To dobry moment, aby sprawdzić, czy układ dokumentu odpowiada temu, jak rozliczasz sprzedaż i przekazujesz informacje osobie prowadzącej księgowość.
Wybierz „Załóż konto”, podaj adres poczty elektronicznej i potwierdź go kodem z wiadomości. Konto zakładasz bez karty. FakturyElektroniczne jest produktem dla firm w abonamencie. Przed wyborem porównaj plany Start, Biznes, Zespół i Biura w cenniku, uwzględniając sposób rozliczenia oraz funkcje potrzebne w firmie. Ceny są podawane netto z doliczanym VAT. Dobierz plan do rzeczywistego obiegu dokumentów, osób pracujących z fakturami i współpracy z księgowością. Za abonament otrzymujesz fakturę VAT.