Program do faktur z KSeF wybierasz po czterech rzeczach: czy wystawia i odbiera faktury, czy zachowuje wynik w archiwum, czy sprawdza dane przed wysyłką i czy księgowa dostaje eksport w użytecznej formie. Cena jest piąta w kolejności. W FakturyElektroniczne plan Start kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a plan Biznes 175 zł (349 zł), plus 23% VAT.
Poniżej przechodzę przez kryteria w kolejności, w jakiej odsiewają programy. Na końcu masz tabelę, która pokazuje, który plan pasuje do jakiej firmy, oraz błędy, przez które firmy zmieniają program po kilku miesiącach.
Kryterium 1: wystawianie i odbiór w jednym koncie
Wiele narzędzi radzi sobie z wystawieniem faktury, ale odbiór dokumentów zakupowych zostawia Tobie. Tymczasem w KSeF faktury od dostawców trafiają do systemu automatycznie, więc ktoś musi je regularnie sprawdzać. Jeśli program tego nie robi, wracasz do przeglądania portalu rządowego, czyli do problemu, który chciałeś uniknąć.
Zapytaj wprost: czy faktury przychodzące widzę w tym samym miejscu, w którym wystawiam własne? Jeśli nie, doliczaj czas na ręczne pobieranie.
Kryterium 2: archiwum, do którego wrócisz po roku
Faktura wysłana do KSeF dostaje numer, ale Ty potrzebujesz też podglądu, który przeczytasz bez czytania XML. Sprawdź, czy dokument znajdziesz po numerze KSeF, po kontrahencie i po dacie, oraz jak długo program go przechowuje. Przy kontroli skarbowej albo sporze z klientem liczy się to, że wyciągniesz dokument w minutę, a nie że w teorii istnieje gdzieś na serwerze.
Kryterium 3: kontrola danych przed wysyłką
Błędny NIP, zła stawka VAT albo brakujące pole nie znikną po wysłaniu. Skończy się korektą, a korekta to kolejny dokument i kolejna wiadomość do kontrahenta. Program, który pokazuje braki przed wysyłką, oszczędza więcej niż różnica w cenie między dwoma planami. Na stronie głównej FakturyElektroniczne możesz wypróbować kreator na próbce: wpisujesz NIP i kwotę, a program sprawdza dane. To podgląd sposobu pracy, nie wysyłka do KSeF.
Kryterium 4: współpraca z księgową
Jeśli księgowa dostaje od Ciebie pojedyncze pliki w wiadomościach, ona traci czas, a Ty dostajesz pytania. Sprawdź, czy program ma eksport dokumentów w formie, którą księgowa przyjmie, i czy możesz wskazać okres. W FakturyElektroniczne eksport dla księgowej jest w planie Biznes. Biuro, które obsługuje wielu klientów, powinno spojrzeć na ofertę dla biur rachunkowych, bo tam liczy się praca na wielu firmach w jednym koncie.
Kryterium 5: liczba osób i firm w koncie
Jednoosobowa działalność potrzebuje jednego użytkownika. Firma z handlowcem, który wystawia faktury, i księgową, która je sprawdza, potrzebuje kilku. Gdy prowadzisz kilka spółek, ważne jest, czy każda ma osobne archiwum i osobne ustawienia. Zamiast kupować najtańszy plan i dokupować dostępy, policz użytkowników na starcie.
Jeśli pracujesz sam, sprawdź stronę o programie do fakturowania dla JDG. Firmy, które mają cykliczne kursy i dużo faktur od podwykonawców, znajdą opis w sekcji o programie dla firmy transportowej.
Kryterium 6: zatwierdzanie faktur kosztowych
W firmie, w której faktury kosztowe zatwierdza więcej niż jedna osoba, sam odbiór dokumentów nie wystarcza. Potrzebna jest ścieżka akceptacji: kto widzi fakturę, kto ją akceptuje i kto ją płaci. Jeśli to Twój przypadek, przyjrzyj się narzędziom do akceptacji faktur kosztowych z KSeF osobno od programu do wystawiania, bo to dwa różne zadania i dobrze, żeby każde miało właściwe narzędzie.
Kryterium 7: cena i to, co wchodzi w abonament
Dopiero teraz porównuj ceny. Sprawdź, czy limit dokumentów odpowiada Twojej sprzedaży, czy cena zawiera archiwum i wsparcie, oraz czy za abonament dostajesz fakturę VAT. Szczegółowy rachunek znajdziesz w artykule o tym, ile kosztuje program do faktur z KSeF, a aktualne stawki w cenniku.
Który plan dla jakiej firmy
| Sytuacja firmy | Czego potrzebujesz | Plan w FakturyElektroniczne |
|---|---|---|
| Jedna osoba, kilkanaście faktur miesięcznie | Wystawianie, odbiór, archiwum, kontrola | Start |
| Stałe zlecenia, powtarzalne faktury | Szablony, korekty, eksport dla księgowej | Biznes |
| Kilka osób w biurze wystawia faktury | Więcej użytkowników w jednym koncie | Zespół |
| Biuro rachunkowe z wieloma klientami | Wiele firm w jednym koncie | Biura |
Ceny planów Zespół i Biura znajdziesz w cenniku. Wszystkie ceny są netto, a rozliczenie roczne daje rabat 50 procent względem miesięcznego.
Błędy, przez które firmy zmieniają program po kilku miesiącach
Pierwszy to wybór po cenie bez sprawdzenia odbioru faktur. Po miesiącu okazuje się, że dokumenty zakupowe trzeba ściągać ręcznie. Drugi to brak eksportu dla księgowej: faktury są, ale ona dostaje je pojedynczo. Trzeci to zbyt mały limit dokumentów, który wymusza zmianę planu w środku okresu rozliczeniowego.
Czwarty jest najdroższy: uruchomienie programu dopiero w dniu obowiązku. Wtedy nie ma czasu, żeby przećwiczyć wystawianie na kilku fakturach, sprawdzić dane kontrahentów i ustawić uprawnienia. Wypróbuj program wcześniej, na stałych klientach, a nie na pierwszej dużej fakturze.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć księgową, żeby korzystać z programu? Nie. Program porządkuje wystawianie, odbiór i archiwum faktur, a rozliczenia podatkowe pozostają po stronie tego, kto prowadzi Twoją księgowość.
Czy mogę najpierw sprawdzić, jak program działa? Tak. Kreator na stronie głównej pokazuje kontrolę danych na próbce, a konto zakładasz bez karty. Plan wybierasz dopiero po zapoznaniu się z cennikiem.
Czy jest plan darmowy? Nie. FakturyElektroniczne to płatny program dla firm, które chcą przewidywalnego obiegu dokumentów, archiwum i wsparcia zamiast ręcznych obejść.
Ile czasu zajmuje wdrożenie? Dla jednej osoby to zwykle założenie konta, wybór planu i wystawienie pierwszej faktury. W większej firmie dodaj czas na nadanie uprawnień i uzgodnienie z księgową formatu eksportu.