Program do faktur w chmurze wygrywa w większości małych firm, bo działa z każdego urządzenia, aktualizuje się sam i pozwala księgowej pracować na tych samych dokumentach. Program na komputer ma sens, gdy pracujesz w jednym miejscu, nie masz stałego internetu albo musisz zostawić dane wyłącznie u siebie. Przy KSeF liczy się jeszcze jedno: faktura jest wysyłana do systemu rządowego, więc i tak potrzebujesz połączenia w chwili wystawiania. W FakturyElektroniczne plan Start kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a Biznes 175 zł (349 zł), plus 23% VAT.
Poniżej porównuję oba podejścia na konkretnych sytuacjach, nie na ogólnikach, i pokazuję, kiedy wybrałbym program instalowany na komputerze.
Czym różni się program w chmurze od programu na komputer
Program na komputer instalujesz na jednym urządzeniu, dane leżą na jego dysku, a aktualizacje pobierasz lub kupujesz osobno. Program w chmurze otwierasz w przeglądarce, dane są na serwerze dostawcy, a aktualizacje wchodzą bez Twojego udziału. To pierwsza i największa różnica, bo wpływa na wszystko dalej: dostęp, kopie danych, współpracę i cenę.
W praktyce przedsiębiorca z jednym biurkiem i jednym laptopem może pracować na obu rozwiązaniach tak samo wygodnie. Różnica wychodzi przy pierwszej awarii komputera, pierwszym wyjeździe i pierwszej rozmowie z księgową.
KSeF zmienia rachunek na korzyść chmury
Faktury ustrukturyzowane wysyłasz do KSeF przez internet, więc praca całkowicie offline i tak odpada. Program na komputer musi mieć połączenie z systemem w momencie wystawienia dokumentu i odbioru faktur od dostawców. Do tego dochodzą zmiany w przepisach i formatach, które dostawca programu musi wdrażać. W chmurze poprawka trafia do wszystkich użytkowników naraz. W programie instalowanym pamiętasz o aktualizacji sam i zdarza się, że po zmianie formatu ktoś wystawia fakturę w starej wersji.
Dla ścisłości: program na komputer też może współpracować z KSeF. Wymaga tylko, żebyś pilnował wersji i połączenia.
Porównanie w tabeli
| Sytuacja | Program w chmurze | Program na komputer |
|---|---|---|
| Praca z biura, domu i telefonu | Wystarcza przeglądarka | Zwykle jedno urządzenie |
| Księgowa potrzebuje dokumentów | Eksport lub wspólny dostęp | Wysyłasz pliki lub kopię bazy |
| Awaria komputera | Dane na serwerze dostawcy | Zależy od Twojej kopii zapasowej |
| Aktualizacje pod KSeF | Wchodzą automatycznie | Instalujesz je sam |
| Koszt | Abonament miesięczny lub roczny | Często licencja plus opłaty za aktualizacje |
| Praca bez internetu | Ograniczona | Możliwa, ale KSeF i tak wymaga sieci |
| Pełna kontrola nad plikami | Dane u dostawcy | Dane u Ciebie |
Tabela nie rozstrzyga sprawy za Ciebie. Pokazuje, które wiersze są dla Ciebie ważne. Jeśli większość z nich dotyczy Ciebie po lewej stronie, wybierz chmurę.
Kopie danych i bezpieczeństwo, czyli czego się najczęściej obawiają
Najczęstsza obawa przy chmurze brzmi: moje faktury leżą u kogoś. To uzasadnione pytanie, ale odpowiedź zależy od dostawcy. Sprawdź, gdzie są przechowywane dane, jak często powstają kopie i czy możesz wyeksportować wszystko, gdy zrezygnujesz z abonamentu. W FakturyElektroniczne dokumenty trzymasz w archiwum konta i możesz je wyeksportować, a każda faktura ma numer KSeF, więc kopię zawsze odzyskasz także z systemu rządowego.
Przy programie na komputer odpowiedzialność za kopię przechodzi na Ciebie. Realna awaria wygląda tak: dysk przestaje działać w dniu, w którym księgowa potrzebuje zestawienia, a ostatnia kopia pochodzi sprzed trzech miesięcy. Jeśli wybierasz komputer, ustaw automatyczną kopię na zewnętrzny dysk lub do usługi plików i sprawdź, czy da się z niej odtworzyć dane.
Praca z księgową
To argument, który często przesądza. Księgowa potrzebuje faktur sprzedażowych i kosztowych w jednym zestawieniu, w ustalonym formacie, na czas. Gdy pracujesz w chmurze, przekazujesz jej eksport albo dostęp i oboje widzicie ten sam stan dokumentów. Gdy pracujesz na komputerze, wysyłasz jej pliki mailem, a ona potem sprawdza, czy nic nie zginęło.
W FakturyElektroniczne eksport dokumentów dla księgowej jest w planie Biznes, a plan Biura przewidziano dla biur obsługujących wielu klientów. Jeśli Twoja księgowa pracuje w swoim programie, zapytaj ją, jaki format importu akceptuje, zanim wybierzesz rozwiązanie.
Koszt w perspektywie roku
Abonament w chmurze jest przewidywalny: płacisz stałą kwotę i masz aktualizacje. Przy 99 zł netto miesięcznie w planie Start rocznie wychodzi 1188 zł netto, plus VAT. Program na komputer bywa tańszy przy zakupie, ale dochodzą opłaty za aktualizacje i czas, który tracisz na ich instalowanie i kopie danych. Wybierz po całym koszcie roku, nie po cenie na pierwszej stronie oferty.
Jeśli na fakturze ma pojawić się logo, a firma dopiero buduje wygląd marki, taki szczegół wychodzi przy pierwszym dokumencie dla większego klienta i dobrze jest załatwić go wcześniej, na przykład zamawiając projekt logo i identyfikację wizualną w abonamencie. Potem wgrywasz je raz i każda faktura wygląda tak samo.
Kiedy wybrałbym program na komputer
Są trzy sytuacje, w których wybór komputera jest rozsądny. Pierwsza to firma z jednym stanowiskiem, która rzadko wystawia faktury i ma sprawdzoną procedurę kopii. Druga to wymóg, że dane nie mogą opuszczać firmy. Trzecia to praca w miejscu bez stabilnego internetu, gdzie dokumenty przygotowujesz wcześniej, a wysyłasz je później. W każdej innej sytuacji chmura jest wygodniejsza i bezpieczniejsza dla przeciętnej firmy.
Prosty test w pięć minut
Odpowiedz sobie na pięć pytań. Czy pracujesz z więcej niż jednego miejsca. Czy księgowa chce dostawać dokumenty w jednym zestawieniu. Czy pamiętasz o regularnej kopii danych. Czy chcesz, żeby zmiany w KSeF wdrażał dostawca. Czy zależy Ci na stałym, przewidywalnym koszcie. Jeśli na co najmniej trzy odpowiedź brzmi tak, wybierz chmurę.
Co dalej
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy, ale jest jedna zasada: wybierz rozwiązanie, które będziesz faktycznie utrzymywać. Program, do którego trzeba pamiętać o kopii i aktualizacji, w zapracowanej firmie prędzej czy później zostanie bez opieki.
Najlepiej sprawdzić program na własnych fakturach. Na stronie głównej wypróbujesz kreator faktury na próbce (to podgląd, nie wysyłka do KSeF). Następnie zakładasz konto bez karty i wystawiasz pierwszy dokument. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku, a porównanie programów w rankingu programów do faktur. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz program do fakturowania dla JDG, a jeśli rozliczasz się ryczałtem, program do faktur dla ryczałtowców.
Najczęstsze pytania
Czy program do faktur w chmurze jest bezpieczny?
Zależy od dostawcy. Sprawdź, jak często powstają kopie, gdzie są dane i czy możesz je wyeksportować. Faktury w KSeF mają numer w systemie rządowym, więc ich kopię odzyskasz niezależnie od programu.
Czy program na komputer współpracuje z KSeF?
Tak, jeśli dostawca wdrożył obsługę systemu. Musisz pilnować aktualizacji i mieć połączenie z internetem w chwili wystawiania i odbioru faktur.
Co jest tańsze, chmura czy komputer?
Program na komputer bywa tańszy w zakupie, ale dochodzą aktualizacje i kopie danych. Abonament w chmurze jest stały. Porównuj koszt całego roku.