Opinie o programie do faktur pomagają, ale tylko jeśli czytasz je pod konkretne pytania: czy program wystawia i odbiera faktury w KSeF, ile naprawdę kosztuje abonament z VAT, jak szybko odpowiada wsparcie i czy da się z niego wyjść z własnymi danymi. Ogólne gwiazdki mało mówią. Najlepszy test to jeden dzień pracy na własnych fakturach. W FakturyElektroniczne plan Start kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (199 zł przy miesięcznej), a Biznes 175 zł (349 zł), plus 23% VAT, więc koszt sprawdzisz bez kalkulatora.
Poniżej opisuję, jak czytać opinie, na co zwracać uwagę poza nimi i jak w jedno popołudnie porównać dwa lub trzy programy.
Jak czytać opinie o programie do faktur
Większość opinii pisze się w dwóch momentach: tuż po zakupie, gdy wszystko jest nowe, albo po awarii, gdy jest zdenerwowanie. Pierwsze są zbyt łaskawe, drugie zbyt surowe. Szukaj opinii z konkretami.
- Opis sytuacji. „Wystawiam 40 faktur w miesiącu i korekty zajmują mi minutę” znaczy więcej niż „świetny program”.
- Data. Przy KSeF wiele funkcji zmieniało się w ostatnich miesiącach. Opinia sprzed roku może opisywać program, którego już nie ma.
- Typ firmy. Ktoś z jednoosobową firmą ma inne potrzeby niż biuro z kilkoma pracownikami.
- Reakcja producenta. Odpowiedź na krytyczną opinię mówi o wsparciu więcej niż ocena.
Uważaj na zestawienia, w których wszystkie programy dostają podobne noty i różni je tylko link partnerski. Rzetelne porównanie podaje ceny, ograniczenia i to, komu dany program nie pasuje.
Pięć rzeczy, które sprawdzisz sam, bez opinii
- KSeF. Czy program wystawia faktury w KSeF i odbiera faktury kosztowe, czy tylko generuje PDF. Zapytaj o numer KSeF na dokumencie i o status wysyłki.
- Cena z VAT. Abonament dla firmy to koszt netto plus 23% VAT. Porównuj ceny w tej samej konfiguracji: miesięcznie czy rocznie, ile użytkowników, ile dokumentów.
- Kontrola przed wysyłką. Czy program sprawdza NIP nabywcy i strukturę faktury, zanim ją wyślesz. Błąd wykryty po wysyłce oznacza korektę.
- Archiwum i eksport. Czy znajdziesz fakturę po numerze KSeF i kontrahencie oraz czy księgowa dostanie dokumenty w formie, z którą pracuje.
- Wyjście. Czy możesz wyeksportować dane, gdy zmienisz program.
Jak porównać dwa programy w jedno popołudnie
Weź pięć swoich ostatnich faktur, w tym jedną z korektą i jedną dla kontrahenta, którego dane zwykle wpisujesz ręcznie. Wystaw je w każdym z testowanych programów i zmierz czas. Sprawdź, jak program zachowuje się przy złym NIP. Zobacz, jak wygląda odbiór faktury kosztowej i jak szybko znajdziesz ją w archiwum.
To popołudnie powie Ci więcej niż dwadzieścia opinii. Jeśli któryś program wymaga szkolenia, żeby wystawić prostą fakturę, to sygnał, że będziesz za niego płacić także czasem.
Co jest ważne dla Twojego typu firmy
Dla jednoosobowej firmy liczy się cena i prostota, bo faktur jest niewiele, a każdy dodatkowy ekran to strata czasu. Opisaliśmy to szerzej w tekście o programie do fakturowania dla jednoosobowej firmy. Firma, która wystawia faktury za usługi cykliczne, powinna sprawdzić zapisywanie danych stałych klientów, a przykład znajdziesz na stronie programu do faktur dla kancelarii prawnej. Firma z dużą liczbą faktur kosztowych powinna ocenić odbiór dokumentów i archiwum, jak w programie do faktur dla firmy transportowej.
Jeśli rozliczasz się z zewnętrzną księgową, zastanów się też, czy potrzebujesz własnego programu księgowego. Różnicę opisaliśmy w artykule program do faktur czy program księgowy.
Ile powinien kosztować program do faktur
Cena nie jest dowodem jakości, ale pomaga ocenić zakres. Program za kilkadziesiąt złotych często nie odbiera faktur kosztowych albo nie ma eksportu dla księgowej. Program za kilkaset złotych powinien dawać więcej osób w koncie, korekty i wsparcie. Konkretne widełki i tabelę planów znajdziesz w tekście ile kosztuje program do faktur z KSeF.
Wsparcie i bezpieczeństwo
Zadaj przed zakupem jedno prawdziwe pytanie na czacie lub mailem i zmierz, jak długo czekasz na odpowiedź. To najtańszy test wsparcia. Sprawdź także, kto ma dostęp do konta, czy można nadać go tylko wybranym osobom i czy faktury trafiają do archiwum automatycznie.
Jeśli kontrahent nie płaci mimo poprawnie wystawionej faktury, program do faktur Ci tu nie pomoże, to już sprawa dla firmy windykacyjnej. Dobry program daje za to komplet dokumentów: numer KSeF, datę wystawienia i historię korekt, co przyspiesza każdą dalszą procedurę.
Pytania do zadania sprzedawcy
Opinie uzupełnij krótką rozmową z producentem. Kilka pytań wystarczy, żeby odsiać programy, które tylko dobrze wyglądają na stronie.
- Co dokładnie dostaję w cenie i co jest dopłatą? Zapytaj o dodatkowych użytkowników, archiwum i eksport.
- Co się dzieje z moimi dokumentami, gdy przestanę płacić? Faktury w KSeF zostają w systemie rządowym, ale Twoje archiwum i dane kontrahentów zależą od programu.
- Jak program zachowuje się, gdy KSeF jest chwilowo niedostępny? Powinien kolejkować dokumenty i pokazywać ich status, a nie zostawiać Cię z pytaniem, czy faktura wyszła.
- Kto odpowiada na zgłoszenia i w jakim czasie? Dobry producent poda konkretny przedział, a nie ogólne „szybko”.
- Czy mogę przetestować program na własnych danych przed zapłatą? Brak takiej możliwości to sygnał ostrzegawczy.
Typowe błędy przy wyborze
Pierwszy błąd to wybór po cenie najniższego planu i odkrycie dopiero po miesiącu, że potrzebna funkcja jest w droższym. Drugi to kupowanie programu księgowego tylko po to, żeby wystawiać faktury, gdy księgowa i tak prowadzi księgi gdzie indziej. Trzeci to ocena po wyglądzie: ładny ekran nie przyspiesza wystawienia dwudziestej faktury w miesiącu. Czwarty to brak próby korekty. Prosta faktura działa w każdym programie, a różnice widać dopiero przy korekcie, zwrocie albo błędnym NIP.
Dobra praktyka jest taka: zapisz trzy sytuacje, które u Ciebie zdarzają się najczęściej, i sprawdź je w każdym testowanym programie. Jeśli program poradzi sobie ze wszystkimi trzema w kilka minut, opinie innych użytkowników przestają mieć znaczenie, bo masz własne dane.
Najczęstsze pytania
Czy darmowy program do faktur wystarczy?
Przy kilku fakturach w roku może wystarczyć, ale zwykle brakuje odbioru faktur kosztowych, archiwum i wsparcia. Gdy faktury są codziennym narzędziem pracy, abonament z VAT kosztuje mniej niż godzina poprawiania błędów w miesiącu.
Czy opinie na portalach są wiarygodne?
Część tak, o ile są konkretne i datowane. Traktuj je jako źródło pytań do testu, a nie jako ocenę. Rzetelniejszy jest własny test na pięciu fakturach.
Ile trwa wdrożenie programu do faktur?
Konto zakładasz w kilka minut, a pierwszą fakturę wystawiasz tego samego dnia. Więcej czasu zajmuje przeniesienie danych stałych kontrahentów, dlatego zacznij od tych, którym fakturujesz najczęściej.
Jak zacząć
Na stronie głównej wypróbujesz kreator faktury na próbce: podajesz NIP kontrahenta i kwotę, a program sprawdza poprawność danych. Potem zakładasz konto bez karty, potwierdzasz adres kodem z wiadomości i wybierasz plan. Szczegóły planów są w cenniku.